Som chef måste du tydligt och övertygande kommunicera vart företaget är på väg och hur målen ska nås. Tillsammans med medarbetarna förvandlas sedan strategierna till verklighet. Det låter bra, men hur gör man?
Monica Berggren, seniorkonsult på JG Communication.
– Framgångsrika chefer använder kommunikationen som en självklar del i sitt arbete, säger Monica Berggren, seniorkonsult på JG Communication med 20 års erfarenhet av kommunikation. Något som också utmärker de chefer som är duktiga på att kommunicera är att de lyssnar och välkomnar feedback från medarbetarna.
Men det är inte självklart för alla. Mellan kundmöten och ledningsgruppen växer högarna på chefens bord. Att ha en genomtänkt strategi för hur den enskilde chefen ska kommunicera med sin grupp är långt ifrån givet.
Ett vanligt misstag är att chefen anser sig ha förankrat sitt budskap och därmed kan bocka av det från sin Att-göra-lista. Men arbetsgruppen består av olika individer som alla tar emot det som chefen anser sig kommunicerat på olika sätt.
Om chefen exempelvis på ett möte säger att ”vi måste se över våra resurser” kan en person tolka det som det att det är risk för uppsägningar medan en annan kan tänka att det handlar det om att arbeta på ett annat sätt. Formulering av tydliga budskap är viktigt.
Det är också nödvändigt att upprepa budskapet flera gånger för att det ska nå fram. På ett inledande möte kan chefen beskriva hur arbetet ska gå till, vilka som berörs och när det ska vara färdigt. Efter mötet kan chefen skicka ut ett meddelande där samma budskap upprepas och som även hänvisar till ytterligare information. I en artikel på intranätet kan sedan kommentarer och frågor besvaras.
Chefen har ansvar för kommunikationen, vilket både innebär att chefen ska informera medarbetarna, men även lyssnar på vad medarbetarna har att säga. Dialogen är viktig. Saknas det en kultur för dialog och lyssnande är det något som chefen och medarbetarna behöver arbeta med.
– Att kommunicera på ett effektivt sätt är en träningsfråga, säger Monica Berggren. Finslipa din teknik genom att ta tillvara på tillfällen att förmedla dina budskap. Rätt presentationsteknik är A och O.
Företaget kan också underlätta för sina chefer genom att ha en gemensam verktygslåda där de kan hitta metoder och checklistor för att komma ett steg vidare. Men även om en kommunikatör hjälper chefen att sortera ut budskap och målgrupp är det ändå chefen som måste leverera.
– Chefen är den enskilt vikigaste kanalen för att påverka arbetet på sin enhet. Den närmaste chefen är den som medarbetarna i första hand lyssnar på och har förtroende för.
Text: Helen Ridger