Ständig förändring är en förutsättning för framgång och överlevnad. Det är de flesta medvetna om. Trots det möter de flesta förändringar motstånd hos dem som berörs. Därför spelar kommunikation en nyckelroll för att komma till rätta med rädsla, oro och bristande engagemang.
– Ju större förändringen är, desto viktigare är det att få hela organisationen med på tåget, även på individnivå, säger Emma Agneborg, ansvarig för konsulttjänster på JG Communication.
Nyförvärv, omorganisation, flytt, effektiviseringar, ägarbyte, neddragningar – oavsett skälet gäller det att ha tydligt klart för sig vad man vill åstadkomma med förändringen. Och för att medarbetarna ska kunna bidra till förändringen måste man vara tydlig och konsekvent i sina huvudbudskap och veta vad man vill uppnå.
En medarbetare som förstår man varför en förändring är nödvändig och hur slutresultatet ska bli har det betydligt lättare att se sin egen roll i det nya och förstår hur han eller hon ska dra sitt strå till stacken även i fortsättningen.
– Kommunicera tydligt och konsekvent under hela förändringsprocessen och räkna med att behöva upprepa huvudbudskapen många, många gånger, säger Emma Agneborg, som själv har arbetat operativt med förändringskommunikation hos större företag under många år.
– Vi har erfarenhet från förändringsprojekt hos flera företag och organisationer och vet vad som fungerar i vilken situation. Utifrån den erfarenheten har vi arbetat fram metoder och verktyg för att jobba med förändringskommunikation på ett effektivt och strategiskt sätt, säger Emma Agneborg.
En grundförutsättning för att uppnå kommunikationsmålen är att känna målgruppen väl och kommunicera på deras villkor. Därför spelar chefer, inte minst mellanchefer, en avgörande roll som kommunikationskanal under en förändringsprocess. Det är chefer som finns nära medarbetarna och delar deras vardag, som kan hjälpa till att tolka och anpassa de övergripande budskapen och involvera medarbetarna i förändringsarbetet.
– En viktig del av kommunikatörens arbete är att stötta chefer i kommunikationen vid förändringsarbetet. Man behöver vara medveten om hur människor reagerar i en förändringsprocess och vara lyhörd för vilken reaktionsfas individerna i målgruppen befinner sig i. Och man måste även vara medveten om sin egen reaktion inför förändringen, säger Emma Agneborg.
Många har hört talas om de fem reaktionsfaserna vid förändring.
1. Förnekande: ”Det händer inte här.”
2. Motstånd och kamp mot förändringsplanen.
3. Depression och uppgivenhet.
4. Acceptans av läget.
5. Förmåga att se möjligheterna i förändringen.
– Det varierar oerhört hur länge en individ stannar i varje fas. En del är så snabbt med på tåget att man inte hinner märka deras motstånd, medan andra fastnar på något av stegen och har svårt att komma vidare, säger Emma Agneborg.
Ett vanligt misstag är att skynda fram alltför fort i förändringsarbetet. De som är med och fattar besluten har hunnit med att bearbeta sin syn på förändringen och är ivriga att komma vidare. Då är det inte alltid lätt att ha förståelse för det motstånd som nyheten om förändringen möter i organisationen.
En erfaren kommunikatör kan hjälpa till att jämka synsättet inom organisationen och säkra att kommunikationen sker på målgruppens villkor.
– Det mest effektiva är att ha en kommunikatör involverad i förändringsprocessen redan från början. Kommunikationskompetens är mycket värdefullt i resonemangen kring strategi och förändringsplanering. Bra kommunikation är en nyckelfaktor för att lyckas med förändring, säger Emma Agneborg.
Text: Katarina Ahlfort, Journalistgruppen